更新日:2024/12/09
はじめに
懇親会は職場のコミュニケーションを深める大切な機会ですが、案内メールの書き方に悩むことも多いものです📩
特に上司や後輩がいる場合、同僚だけの場合など、シチュエーションによってメールの内容や形式を変える必要があります。ここでは、実際のシチュエーションに応じたメール文例を紹介します。これを参考に、スムーズに懇親会の案内ができるようにしましょう🍻
目次
チーム内で上司/後輩どちらもいる時
同僚のみ
(かなり偉い)上司がいる場合
後輩のみ
オンライン飲み会
メール送付時の注意点
まとめ
チーム内で上司/後輩どちらもいる時
これが1番よくあるパターンですよね。チーム内で上司や後輩がいる場合、会費の負担方法や締め切りの連絡を明確にして、全員が参加しやすいように配慮しましょう🍻
件名：懇親会のご案内（〇日開催）
皆様
お疲れ様です。〇日（〇曜日）に開催予定の懇親会について、以下の通りご案内申し上げます。
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（住所）
【会費】〇〇円（当日現金または事前振込）
【当日の緊急連絡先】〇〇（電話番号）
お手数をおかけしますが、参加可否を〇日までにお知らせください。万が一キャンセルされる場合は、必ず早めにご連絡いただけますと幸いです
それでは、皆様と楽しいひとときを過ごせることを楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。
〇〇(名前)
同僚のみ
今時はラインで簡潔に済ますことも多い本パターンも、念のためメールの文例を作りました！同僚のみの場合、カジュアルにしても問題ありません。参加しやすい雰囲気を作り、余計な堅苦しさを避けるとよいでしょう🍻
件名：懇親会のご案内（〇日開催）
皆さん
お疲れ様です。〇日（〇曜日）の懇親会について、詳細をご案内します。
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（住所）
【会費】〇〇円（当日現金または事前振込）
【当日の緊急連絡先】〇〇（電話番号）
お手数をおかけしますが参加の有無を〇日までにお知らせください。急な変更等があれば、早めにご連絡いただけると助かります。
当日お会いできるのを楽しみにしています！
〇〇(名前)
(かなり偉い)上司がいる場合
チーム内の上司だけでなく、他部署やかなり上の立場の上司がいる場合、丁寧で礼儀正しい文章が求められます🍻
件名：懇親会のご案内（〇日開催）
皆様
お世話になっております。 〇〇部の〇〇です。
〇月〇日（〇曜日）に開催予定の懇親会について、以下の通りお知らせ申し上げます。
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（住所）
【会費】〇〇円（当日現金または事前振込）
【当日の緊急連絡先】〇〇（電話番号）
お手数をおかけしますが、ご参加の有無を〇日までにご連絡ください。急なキャンセルの場合は、お早めにご連絡いただけますようお願い申し上げます。
皆様と楽しい時間を過ごせることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
〇〇(部署・名前)
後輩のみ
上司から後輩へ誘うパターンです。後輩のみの場合、少し親しみを込めたカジュアルな案内でも問題ありません。ただし注意点として、ビジネスマナーを守ることは大切です。
件名：懇親会のご案内（〇日開催）
皆さん
お疲れ様です。〇月〇日（〇曜日）の懇親会について、下記の通りご案内します。
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（住所）
【会費】〇〇円（当日現金または事前振込）
【当日の緊急連絡先】〇〇（電話番号）
参加する場合は〇日までにご連絡ください。急遽キャンセルする場合は、早めにご連絡いただけると助かります。
皆さんと楽しい時間を過ごすことを楽しみにしています！
〇〇(名前)
オンライン飲み会
コロナ禍で流行ったオンライン飲み会の場合は、参加方法やツールに関する情報をしっかり記載することが重要です。
件名：オンライン懇親会のご案内（〇日開催）
皆様
お疲れ様です。〇月〇日（〇曜日）のオンライン懇親会について、詳細をご案内いたします。
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】Zoom（リンクは後日送付）
【会費】〇〇円（事前振込）
【当日の緊急連絡先】〇〇（電話番号）
お手数をおかけしますが、参加する場合は〇日までにご連絡ください。急な変更がある場合は、早めにお知らせください。
オンラインでも楽しい時間を過ごせることを楽しみにしています！
〇〇(名前)
メール送付時の注意点
早めの送付を心掛ける
参加者が予定を調整しやすくなるよう、懇親会案内は早めに送ることが重要です。特に会費や支払い方法に関する情報は事前に伝えておきましょう。
簡潔に記載
件名や本文は簡潔に、必要な情報を漏れなく記載することがポイントです。長くなりすぎないように気をつけましょう。
必要事項を明確に
日時・場所・会費・連絡先などの基本情報は必ず記載し、参加者が簡単に理解できるようにしましょう。
まとめ
懇親会の案内メールは、参加者全員にとってわかりやすく、負担にならない内容で送ることが大切です。各シチュエーションに応じた文面を参考にして、スムーズにコミュニケーションをとりましょう🍻
本日は最後まで読んでいただき、ありがとうございました！ 今後も皆様の役に立つ情報を発信できるよう精一杯頑張っていきますのでよろしくお願いします🌟